Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết đối với tất cả mọi người, đặc biệt là các bạn trẻ - những người bận rộn với khối lượng công việc tương đối lớn. Và bởi vì “Chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc mình muốn, nhưng chúng ta luôn có đủ thời gian để làm những việc quan trọng nhất”. - Brain Tracy, nên chúng ta càng thấy được tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian.

1.    Tại sao cần quản lý thời gian

Quản lý thời gian là hành động điều chỉnh, kiểm soát khối lượng công việc cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định, nhằm mục đích tối ưu năng suất cho công việc trong khoảng thời gian giới hạn. Bởi thời gian một khi đã trôi qua là không bao giờ quay trở lại. Do đó, chúng ta cần biết tận dụng thời gian một cách có hiệu quả. Nếu quản lý thời gian tốt, chúng ta sẽ có thể hạn chế việc lãng phí thời gian vào những việc chưa hiệu quả hoặc những việc không cần thiết. Và từ đó giúp tăng năng suất làm việc.


Từ việc quản lý thời gian tốt cũng giúp ích cho chúng ta giảm bớt áp lực công việc hơn. Thay vì bị áp lực bởi phải làm nhiều việc trong một thời gian, chúng ta chia nhỏ công việc ra và thực hiện theo thời gian đã phân bổ, như vậy hiệu suất cũng sẽ tốt hơn mà áp lực cũng giảm xuống. Đồng thời việc đó cũng tạo cho chúng ta thói quen làm việc một cách kỷ luật.

Không chỉ làm việc hiệu quả và bớt áp lực hơn mà khi biết cách quản lý thời gian, chúng ta còn có thêm nhiều thời gian để làm những việc bản thân yêu thích. Khi đó, chúng ta có thể học thêm kiến thức mới, kỹ năng mới, tham gia thêm các hoạt động làm tăng trải nghiệm, hay đơn giản là có thời gian để vui chơi giải trí.

2.    Các bước quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian thường được thể hiên bằng việc lập danh sách những điều phải làm, nguyên tắc thực hiện thời gian biểu, đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch, không bị lãng phí thời gian vào những công việc khác không có trong kế hoạch

-        Bước 1: Lập danh sách những việc cần làm

+      Muốn quản lý thời gian tốt, trước hết chúng ta cần lập danh sách những công việc cần làm. Chỉ khi có danh sách cụ thể những việc cần làm, chúng ta mới có thể xác định và phân bổ thời gian hợp lý. Ở bước này, chúng ta có thể tham khảo cách quản lý thời gian trong ma trận Eisenhower.



Ở ma trận quản lý thời gian Eisenhower này, chúng ta phân chia các công việc vào 4 mục:

·       Quan trọng và khẩn cấp: đây là việc mang tính cấp bách, do đó chúng ta cần sắp xếp, đưa vào mục xử lý ngay lập tức, càng sớm càng tốt

·       Quan trọng và không khẩn cấp: những việc nằm trong mục này cần được sắp xếp, chọn lọc và xử lý theo thứ tự thời hạn của công việc

·       Không quan trọng và khẩn cấp: với nhóm công việc này, chúng ta có thể sắp xếp dành thời gian để giải quyết theo mức độ ưu tiên thứ 3, hoặc ủy quyền cho những người khác thực hiện công việc.

·       Không quan trọng và không khẩn cấp: đây là nhóm những công việc không thực sự cần thiết, chúng ta có thể bỏ qua.

-        Bước 2: Phân bổ thời gian cho từng nhóm công việc

Sau khi phân chia được danh sách công việc vào 4 nhóm trên, chúng ta cần xác định được thời gian chính xác cho từng công việc một cách cụ thể. Và chúng ta cần tập trung thực hiện công việc trong khoảng thời gian đã giới hạn cho từng việc. Điều đó giúp các công việc không bị chồng chéo lên nhau, giúp giảm bớt áp lực công việc cho chúng ta.

-        Bước 3: Kỉ luật bản thân

Quản lý thời gian không chỉ dừng lại ở việc phân chia công việc và thời gian cho chúng, mà còn yêu cầu một sự kỉ luật ở mỗi người. Bởi chỉ có sự tự kỉ luật mới có thể thúc đẩy chúng ta hành động theo đúng kế hoạch đã định ra. Kỉ luật từ suy nghĩ, tập trung vào công việc cho đến hành động sẽ giúp chúng ta rèn luyện được một thói quen tốt. Đồng thời sự kỉ luật cũng mang lại những lợi ích vô cùng phong phú.